IT Branch Chief

IT APPLICATIONS AND SLA DIVISION, eBusiness and Process Digitalization Branch Chief of Branch Grade: 20:A4 Post No.: IT-186

IT-186 NATO UNCLASSIFIED FILE 2026

Original: English | Clearance: NATO SECRET Date validated: 16 April 2026 | Duty Location: Capellen, LUX Validated by: J. Schimek | Job Code: A621

SUMMARY The incumbent reports to the Chief of Division (Deputy Chief Information Officer (CIO)) and is responsible for the proper management of the eBusiness and Process Digitalization Branch. More precisely, the incumbent is responsible for performing the following functions:

RESPONSIBILITIES General Responsibilities  Providing functional and operational management to the personnel assigned to the Branch.

 Ensuring an open, transparent and effective personnel management based on the Agency's performance management regulations and principles.  Establishing annual workload forecasts and preparing and justifying annual Personnel Establishment (PE) proposals.  Assisting in the preparation, execution and control of the annual budget of the Branch, and ensuring that costs are kept to a minimum.  Monitoring the overall performance of the systems under the Branch responsibility, and recommending adjustments to improve performance, productivity and cost effectiveness.

 Ensuring the professional training and development of Branch personnel.

 Replacing the Chief of Division as required.  Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war.  In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of their national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities  Managing all systems under the Branch responsibility, including collaboration systems, Digital Engineering solutions, web portal applications, process digitalization platforms, and workflow engine platforms.  Ensuring that Information Technology (IT) solutions to Agency requirements are appropriate, cost effective and reflect Information Systems (IS) Quality Control (QC).  Ensuring that applications are developed and integrated within the architectural and procedural framework of NSPA, as directed and approved by the Chief of Division.  Ensuring Artificial Intelligence (AI) technologies are leveraged in any applicable area under the Branch responsibility.  Developing standards in the IT area and monitoring their implementation and application throughout the Agency.  Developing and implementing procedures to assure the functional and technical operation of the application software, and ensuring that IS security regulations are followed and security violations are resolved.

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 Directing activities related to the design, development and implementation of system software to meet the Agency's organisational unit’s requests.  Representing the Division in dealings with ICT users, external customers and working groups of NATO bodies or national representatives, to ensure that NSPA automated business processes are fully integrated.  Directing ICT feasibility studies and reviewing results in order to make recommendations on cost/benefits of projects.  Supervising and providing technical and conceptual guidance to designated team leaders.

 Coordinating activities with other Branches in the Division to ensure the successful operation and technical support of all applications, to include ICT customer assistance.  Keeping professional knowledge and capability up-to-date by monitoring technical trends in the computer industry and, where appropriate, recommending suitable modifications to NSPA's information systems plans  Administering all hardware, software and service contracts assigned to the Branch.

 Ensuring Statements of Work (SOWs) are prepared defining the material or services requested, including definition of contractual requirements and coordinating the related Requests for Proposals (RFPs).

 Participating in Contract Award committees.  Ensuring the technical administration and monitoring of contractors' performance to ensure that technical contractual conditions are fulfilled, proposing corrective actions as required and managing and coordinating actions to resolve contractual discrepancies and disputes.  Providing a safe working environment for all staff in their area of responsibility by assuming Occupational Health and Safety (OH&S) responsibilities according to NSPA prescriptive documents while taking necessary steps for implementing and checking appropriate standards and enabling training to take place for OH&S coordinators, assessing and managing OH&S risks within their area of control and ensuring necessary coordination with the NSPA OH&S officer.  Ensuring the implementation of the internal control and risk management processes and managing the risks raised in their area of responsibility in compliance with NSPA prescriptive documents on Internal Control and Risk Management. QUALIFICATIONS General Qualifications  University degree in computer science equivalent to Master's.  At least eight years of experience in positions related to the functions listed above.

 Demonstrated organisational and project management abilities with proven track record in delivering large IT projects.  Proven ability to supervise staff in applications development.  Good knowledge of and experience in budget preparation, execution and control.

 In-depth knowledge of current development and project management methods in IT, notably in the field of software architecture.  Well-developed communication skills (written, oral and presentation) in order to communicate effectively in both technical and non-technical areas with technicians and non-technical managers.  Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes .  Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high -quality products under short-notice deadlines.  Ability to develop resourceful and effective solutions to problems (including personnel), focus on team performance goals and track metrics to measure performance improvements.

 Demonstrated ability and experience in creating and developing diverse, inclusive and high performing teams through the application of inclusive leadership principles and practice.

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Specific Qualifications  Experience in current IT methodologies, standards and techniques, systems design, development, implementation and integration, selection and acquisition of systems and services, and management of projects.  Extensive knowledge of web application development tools and technologies in the area of process digitalization, workflows, collaborations.  Experience designing and operating collaboration platforms, Digital Engineering / Product Lifecycle Management (PLM) solutions, web applications and web portal solutions.

 Good understanding of AI technologies such as Machine Learning, Deep Learning, and Natural Language Processing and their integration challenges.  Experience with all aspects of applications exposed on public and private networks, (such as the internet), specifically IS security, reliability and availability.  Experience in the cloud and hybrid cloud solutions for the platforms under the Branch responsibility.

LANGUAGE QUALIFICATIONS  NATO's official languages are English and French.

The work of this post requires fluency in English, while working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS  Knowledge of SAP. PERSONAL CHARACTERISTICS  Passionate and motivated, equipped with strong communication skills, fostering an environment that encourages community involvement and engagement.

 Displays emotional intelligence and self-control. Holds the capacity to remain calm in the face of adversity/conflict; identifies and works to remedy collaborative concerns in accordance with procedural guidelines.

 All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION  N/A

DIVISION "APPLICATIONS INFORMATIQUES ET ACCORDS SUR LE NIVEAU DE SERVICE", Branche "commerce électronique et numérisation des processus" Chef de branche Grade : 20:A4 Poste no : IT-186

IT-186 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2026 565_26#1xx.docx

Original : Anglais | Habilitation : NATO SECRET Date de validation : 16 avril 2026 | Lieu d'affectation : Capellen, LUX Validé par : J. Schimek | Code poste : A621

RÉSUMÉ Responsable envers le/la chef de division [responsable adjoint(e) des systèmes d'information], le/la titulaire est chargé(e) de la bonne gestion de la Branche "commerce électronique et numérisation des processus". Il/Elle exerce plus précisément les fonctions suivantes :

RESPONSABILITÉS Responsabilités générales  gérer, sur les plans fonctionnel et opérationnel, le personnel affecté à la branche ;

 gérer le personnel de manière ouverte, transparente et efficace, en s'appuyant sur les règles et les principes de l'Agence en matière de gestion des performances ;  établir les prévisions annuelles de charge de travail ainsi que préparer et justifier les propositions annuelles de tableau d'effectifs ;  aider à élaborer, à exécuter et à contrôler le budget annuel de la branche et veiller à maintenir les coûts à un niveau minimal ;  suivre les performances globales des systèmes relevant de la branche et recommander des ajustements afin d'améliorer les résultats, la productivité et le rapport coût-efficacité ;  veiller à la formation et à l'évolution professionnelles du personnel de la branche ;  remplacer le/la chef de division en fonction des besoins ;  exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toute autre fonction appropriée qui lui sera confiée en période de crise ou en temps de guerre.  En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières  gérer tous les systèmes relevant de la branche, ce qui comprend les systèmes de collaboration, les solutions d'ingénierie numérique, les applications de portail web, les plates-formes de numérisation des processus et celles de moteurs de flux de travail ;  veiller à ce que les solutions informatiques proposées pour répondre aux besoins de l 'Agence soient appropriées, qu'elles présentent un bon rapport coût-efficacité et qu'elles tiennent compte du contrôle de qualité des systèmes d'information ;  veiller à ce que les applications soient développées et intégrées dans le cadre de l 'architecture et des procédures de la NSPA, conformément aux instructions du/de la chef de division et selon son accord ;  veiller à ce que les technologies de l'intelligence artificielle soient exploitées dans tout domaine applicable relevant de la branche ;  élaborer des normes dans le domaine informatique et suivre leur mise en œuvre ainsi que leur application dans l'ensemble de l'Agence ;  élaborer et mettre en œuvre des procédures visant à assurer l'exploitation fonctionnelle et technique des logiciels d'application et veiller à ce que les règles de sécurité applicables aux systèmes d 'information soient suivies et à ce que les cas de violation soient traités ;

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 diriger les activités relatives à la conception, au développement et à la mise en œuvre de logiciels d'exploitation afin de répondre aux demandes des unités organisationnelles de l 'Agence ;  représenter la division dans les relations avec les utilisateurs des technologies de l 'information et de la communication (TIC), les clients externes et les groupes de travail d'organismes OTAN ou les représentants nationaux, afin de veiller à la parfaite intégration des processus NSPA d 'échanges automatisés ;  diriger des études de faisabilité en matière de TIC et analyser les résultats afin de formuler des recommandations sur les coûts et les avantages des projets ;  superviser les chefs d'équipe désignés et leur donner des orientations techniques et conceptuelles ;  coordonner les activités avec d'autres branches de la division afin de mener à bien l'exploitation et le soutien technique de toutes les applications, ce qui comprend l'assistance aux clients des TIC ;  entretenir ses connaissances et ses compétences professionnelles en suivant les évolutions techniques au sein de l'industrie informatique et, s'il y a lieu, recommander les modifications qu'il conviendrait d'apporter aux plans informatiques de la NSPA ;  gérer tous les matériels, logiciels et contrats de service confiés à la branche ;  veiller à ce que les cahiers des charges élaborés définissent les matériels ou les services demandés (ainsi que les exigences contractuelles) et coordonner les appels d'offres correspondants ;  participer aux commissions d'attribution des marchés ;  assurer l'administration technique et surveiller les prestations des titulaires de marché pour veiller au respect des exigences techniques contractuelles, proposer des mesures correctives selon les besoins ainsi que gérer et coordonner les mesures destinées à régler les anomalies et les litiges contractuels ;  assurer un environnement de travail sûr pour tout le personnel relevant de son domaine de responsabilité en assumant des responsabilités en matière de santé et de sécurité au travail (SST) conformément aux documents réglementaires de la NSPA, tout en prenant les mesures nécessaires pour mettre en œuvre les normes appropriées et en vérifier l'application ; permettre la tenue de formations destinées aux coordonnateurs SST ; évaluer et gérer les risques SST dans son domaine de supervision et veiller à la coordination nécessaire avec le/la responsable SST de la NSPA ;  veiller à la mise en œuvre des processus de contrôle interne et de gestion des risques et gérer les risques signalés dans son domaine de responsabilité conformément aux documents réglementaires de la NSPA en matière de contrôle interne et de gestion des risques. QUALIFICATIONS Qualifications générales  Diplôme d'études supérieures de deuxième cycle en informatique.  Au minimum huit ans d'expérience dans des postes liés aux fonctions susmentionnées.  Aptitudes confirmées dans le domaine de l'organisation et de la gestion de projet et expérience confirmée de la réalisation de grands projets informatiques.  Aptitude confirmée à superviser du personnel lors du développement d'applications.  Bonne connaissance et expérience de l'établissement, de l'exécution et du contrôle des budgets.

 Connaissance approfondie des méthodes actuelles de développement et de gestion de projet dans le domaine informatique, notamment concernant l'architecture logicielle.  Compétences bien établies en matière de communication (par écrit, à l'oral et lors d'exposés) afin de communiquer efficacement, dans des domaines techniques et non techniques, avec des techniciens et des gestionnaires non spécialistes.  Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d 'atteindre les résultats souhaités.  Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.  Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes (notamment en ce qui concerne le personnel), à se concentrer sur les objectifs de performance de l'équipe et à suivre les indicateurs afin de mesurer l'évolution des prestations.

 Aptitude et expérience confirmées en matière de constitution et de formation d'équipes diversifiées, inclusives et très performantes grâce à l'application de principes et de pratiques de leadership inclusif.

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Qualifications particulières  Expérience de l'état actuel des méthodes, normes et techniques informatiques, de la conception, du développement, de la mise en œuvre et de l'intégration de systèmes, de la sélection et de l'acquisition de systèmes et de services ainsi que de la gestion de projet.  Connaissance étendue des outils et des technologies de développement d'applications web dans les domaines de la numérisation des processus, des flux de travail et des collaborations.

 Expérience de la conception et de l'exploitation de plates-formes de collaboration, de solutions d'ingénierie numérique ou de gestion du cycle de vie produit, d'applications web et de solutions de portail web.

 Bonne compréhension des technologies de l'intelligence artificielle telles que l'apprentissage automatique, l'apprentissage profond et le traitement du langage naturel, ainsi que des difficultés liées à leur intégration.

 Expérience de tous les aspects liés aux applications déployées sur des réseaux publics et privés (comme Internet), plus particulièrement de la sécurité, de la fiabilité et de la disponibilité des systèmes d'information.  Expérience des solutions en nuage et en nuage hybride pour les plates-formes relevant de la branche. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES  Les langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. Une bonne maîtrise de l'anglais est nécessaire pour le travail effectué à ce poste, et une connaissance pratique du français est souhaitable.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES  Connaissance du progiciel SAP. QUALITÉS PERSONNELLES  Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, capacité à promouvoir un climat de travail favorisant la participation ainsi que l'engagement des parties prenantes.  Intelligence émotionnelle et maîtrise de soi. Capacité à garder son calme face à l 'adversité ou dans des situations conflictuelles. Aptitude à détecter les difficultés liées au travail en commun et à œuvrer pour y remédier conformément aux procédures.  Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES  S.O.