ONU Mujeres: Asociado (a) Administrativo (a), Ciudad de Panamá, Panamá, NPPSA6

Description

Contexto Organizacional:

ONU Mujeres, basada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación contra mujeres y niñas; empoderar a las mujeres; y lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socixs y beneficiarixs del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y seguridad.

ONU Mujeres Oficina Regional para las Américas y el Caribe con base en Panamá y el Gobierno de la República de Panamá han establecido un Acuerdo de Cooperación con vigencia de cinco (5) años para el desarrollo de un programa de país. En este contexto, ONU Mujeres establece una oficina de presencia programática en Panamá. 

Bajo la supervisión directa de la Coordinadora de Programa de País y, la Asociada Administrativa proporcionará apoyo logístico, administrativo y financiero para la implementación del programa en Panamá. 

El/La Asociado(a) Administrativo(a) trabajará en estrecha coordinación con el personal administrativo y financiero de la Oficina Regional, las instituciones y organizaciones socias, así como las agencias del Sistema de Naciones Unidas en el país.

Alcance del Trabajo:

1.Brindar apoyo administrativo y logístico siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres 

• Llevar a cabo las tareas administrativas y logísticas necesarias para el desarrollo de las actividades previstas en el proyecto; 
• Brindar apoyo administrativo a los procesos de gestión de contratos; 
• Dar seguimiento a la gestión administrativa del Programa en coordinación con los socios y socias nacionales;
• Apoyar en la confección del Plan de Adquisiciones del Proyecto y apoyar los procesos de contratación de los servicios y bienes del plan de adquisiciones siguiendo las normas y procedimientos de la organización; 
• Mantener la base de datos de inventario de todos los activos del Programa de País y preparar los informes requeridos; 
• Organizar el mantenimiento y la reparación de los activos cuando sea necesario; 
• Mantener el sistema de archivo y bases de datos del proyecto; 
• Apoyar en la preparación de información para auditorias y apoyar en la implementación de recomendaciones de auditoria.

2.Proporcionar apoyo administrativo y logístico en la organización de conferencias, talleres, reuniones con partes interesadas y otros eventos del programa 

• Apoyar la organización logística y ejecución de conferencias, talleres, reuniones y eventos del proyecto; 
• Preparar los documentos para la organización de reuniones y eventos incluyendo agenda, cartas de invitación, nota logística, guía para las moderaciones y demás;
• Apoyar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios necesarios para la ejecución de reuniones y eventos del proyecto siguiendo las normas y procedimientos de la organización; 
• Coordinar las reservaciones de boletos de avión, pago de viáticos y dar seguimiento al reembolso de gastos de participantes nacionales e internacionales de acuerdo con las reglas y procedimientos de ONU Mujeres; 
• Registrar las minutas de las reuniones y otra documentación requerida del programa según sea necesario;
• Asistir en tareas relacionadas asignadas por su supervisor/a.

3.Apoyar la gestión financiera requerida para la implementación del Programa de País siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres

• Apoyar la formulación del presupuesto del programa;
• Llevar a cabo las tareas financieras y contables requeridas por el proyecto; 
• Apoyar el control financiero oportuno, el monitoreo y la presentación de informes financieros; 
• Monitorear el gasto de fondos de donantes y otros gastos y desembolsos del programa; 
• Coordinar la gestión de pagos; 
• Preparar gráficos financieros estadísticos, tablas e informes obteniendo datos de diversas fuentes.

4.Apoyar la promoción, la gestión del conocimiento y los esfuerzos de comunicación

• Apoyar la construcción de conocimiento y el intercambio de conocimiento; 

• Brindar apoyo administrativo necesario para la gestión eficaz del conocimiento, sintetizar mejores prácticas relacionadas a apoyo a programas y el intercambio de información.

  Indicadores Clave de Rendimiento

• Contribución a la gestión transparente de los recursos del proyecto; 
• Cumplimiento y respeto de las reglas y regulaciones de ONU Mujeres de acuerdo con lo estipulado en el convenio entre ambas partes; 
• Monitoreo y ejecución de las tareas administrativas, logísticas y financieras; 
• Soporte de calidad para conferencias y eventos;
• Organización de archivos e informes; 
• Apoyo oportuno al equipo; 
• Entrega en tiempo y forma de los insumos para las orientaciones estratégicas del Programa de País 
• Relaciones efectivas con socios y partes interesadas; 
• Puntualidad y calidad de entrega de productos

Competencias :

Valores Fundamentales:

• Respeto por la Diversidad 
• Integridad 
• Profesionalismo

Competencias Fundamentales:

• Conciencia y Sensibilidad respecto a Cuestiones de Género
• Responsabilidad
• Resolución Creativa de Problemas
• Comunicación Efectiva
• Colaboración Inclusiva
• Compromiso con Partes Interesadas
• Liderazgo con el Ejemplo

Para más información sobre los Valores y Competencias Fundamentales de ONU Mujeres, visite: 

https://www.unwomen.org/en/about-us/employment/application-process#_Values

Competencias Funcionales:

• Conocimiento de procesos administrativas y contables; 
• Excelente capacidad de organización, planificación de actividades y gestionar volumen de trabajo con enfoque en resultados; 
• Conocimiento y manejo de procedimientos institucionales; 
• Capacidad para recopilar información y documentos y generar informes y flujos de trabajo;
• Capacidad de mantener discreción y confidencialidad; 
• Buena disposición para el apoyo a otras áreas e integrantes del equipo de trabajo; 
• Capacidad de construir relaciones con las contrapartes, mantenerles informados de los avances en todo momento; 
• Demostrar habilidades de comunicación oral y escrita incluyendo capacidad de redacción; 
• Capacidad de recibir retroalimentación constructiva en forma positiva; 
• Habilidades en el uso de herramientas informáticas.

Educación y Certificaciones:

• Secundaria completa requerida
• Título universitario en administración de empresas, economía, finanzas, contabilidad o áreas afines es deseable

Experiencia:

• Mínimo 6 años de experiencia demostrada en administración y/o finanzas preferiblemente en apoyo a la implementación de proyectos; 
• Experiencia en el uso de herramientas informáticas tales como Microsoft Word, Excel y PowerPoint es requisito; 
• Experiencia en el uso de herramientas informáticas de gestión de proyectos y equipos deseable; 
• Experiencia en el uso de la plataforma Quantum deseable; 
• Habilidad para recolectar y organizar información; 
• Experiencia en el Sistema de Naciones Unidas u organismos internacionales deseable.

Idiomas:

•  Se requiere fluidez en el idioma español, oral y escrito; 
• Se requiere conocimiento práctico y funcional del idioma inglés.

Declaraciones: 

En julio de 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU Mujeres, la Entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las Mujeres. La creación de ONU Mujeres se enmarcó en la agenda de reforma de la ONU, integrando recursos y mandatos para lograr un mayor impacto. Fusiona y refuerza la importante labor de cuatro entidades previamente diferenciadas del sistema de las Naciones Unidas (DAW, OSAGI, INSTRAW y UNIFEM), que se centraban exclusivamente en la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres.

Diversidad e inclusión: 

En ONU Mujeres, nos comprometemos a crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres recluta, emplea, capacita, remunera y promueve independientemente de la raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada por la legislación vigente. Todo empleo se decide en función de las cualificaciones, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización. Si necesita alguna adaptación razonable para facilitar su participación en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su solicitud. ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y ONU Mujeres, incluyendo la explotación y el abuso sexual, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. Se espera que todas las candidatas seleccionadas cumplan con las políticas y procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta esperadas del personal de ONU Mujeres y, por lo tanto, se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. (La verificación de antecedentes incluirá la verificación de credenciales académicas y el historial laboral. Es posible que se solicite a los candidatos seleccionados que proporcionen información adicional para realizar la verificación de antecedentes).

Nota: Los solicitantes deben asegurarse de completar todas las secciones del formulario de solicitud, incluidas las de educación e historial laboral. Si no se completan todas las secciones, la solicitud podría ser descalificada del proceso de reclutamiento y selección.