International Committee of the Red Cross
Asistente Administrativo 2 (800641) (Bogota (BOG), CO, 32318)
- 联合国系统
- Humanitarian Movement
关于此职位
The International Committee of the Red Cross (ICRC) seeks an Administrative Assistant 2 in Bogota to provide secretarial and organizational support to the Legal, FAS, and Communication departments. Responsibilities include managing schedules, organizing meetings and events, supporting budget tracking and reporting, handling correspondence, maintaining databases, and assisting with logistics for seminars and workshops. The role requires producing statistics, updating data, and ensuring compliance with information management procedures. The candidate will also support internal and external activities, coordinate missions, and represent the ICRC at events. The position demands strong administrative, information management, and logistical skills, with a focus on accuracy and independent task execution. The role offers a local indefinite contract with benefits and flexible working hours.
关键要求
- 3 years professional experience
- Professional training in admin/social/health/project management
- Good knowledge of Microsoft Word, PowerPoint, Internet
加分项
- Experience with Red Cross movement and principles
- Intermediate English
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申请条件速览
由 AI 从原岗位描述中提炼- 最低经验
- Minimum 3 years of professional experience; experience in Information Management and database handling is especially valued.
- 学历要求
- Professional training in administrative and/or social areas, health, or project management.
Quienes Somos
El Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) trabaja en todo el mundo para proporcionar asistencia humanitaria a las personas afectadas por conflictos y violencia armada. Actuamos ante emergencias promoviendo el respeto al derecho internacional humanitario. Somos una organización independiente y neutral, y nuestro mandato deriva esencialmente de las Convenciones de Ginebra de 1949. Trabajamos estrechamente con las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y la Media Luna Roja y su Federación Internacional para garantizar una respuesta humanitaria concertada, racional y rápida a las necesidades de las víctimas de conflictos armados o cualquier otra situación de violencia interna.
El CICR está firmemente comprometido con la diversidad y la inclusión. Se anima a personas con discapacidad, minorías étnicas, personas LGTBIQ y mujeres a participar en nuestras llamadas.
¿Quieres saber más sobre nuestro trabajo en Colombia? Visita nuestras páginas web en: https://www.icrc.org/es
Code of conduct for ICRC staff | https://www.icrc.org/es/document/codigo-de-conducta-para-los-colaboradores-y-las-colaboradoras-del-cicr
Responsabilidades Funcionales
- Responsabilidades de secretariado de Jurídica, organización y seguimiento de actividades y eventos para JUR, FAS y COM.
- Apoyo de seguimiento a los presupuestos JUR y FAS.relacionado con sus responsabilidades de organización de actividades y eventos.Presta apoyo para la ejecución de proyectos y programas.
- Produce estadísticas y actualiza datos utilizando herramientas especializadas.
- Redacta y ultima de manera independiente correspondencia, presentaciones internas, actas de reuniones y otros documentos; intercambia información entre usuarios.
- Actualiza la línea de tiempo, las tablas y los gráficos, el cronograma y otras herramientas y procura que se dé seguimiento a las facturas.
- Maneja la agenda y gestión de citas con interlocutores externos. Colabora con la planificación general de las unidades (labores secretariales para la planificación interna, fotocopias, llamadas, escaneo de documentos, etc.)
- Se encarga de preparar reuniones: organiza las salas y el material, la configuración técnica para conferencias telefónicas, presentaciones y videoconferencias.
- Realiza tareas secretariales complejas de forma independiente.
- Ayuda con la organización logística y administrativa de seminarios, talleres y cursos de formación; funciona de nexo con contactos internos y externos, así como con prestadores de servicios en relación con su trabajo, y da seguimiento a los gastos.
- Apoya en la planificación del PfR de los Departamentos Jurídico y FAS,. Asiste a la coordinación con el seguimiento de la ejecución del presupuesto y brinda insumos para los reportes trimestrales (SitFin). Verifica los gastos registrados en el área financiera.
- Colabora con la producción de herramientas adaptadas a las necesidades de su unidad.
- Pone en práctica instrucciones relativas a la gestión de la información y vela por que se cumplan los procedimientos, por ejemplo, en cuanto a la capacitación de usuarios (prácticas y herramientas), siempre que sea necesario.
- Mantiene actualizados los archivos y se encarga de que los registros se gestionen como corresponde.
Responsabilidades Funcionales
Apoyo de las actividades internas y externas de los departamentos jurídico, FAS y de Comunicación
- Apoyo a los coordinador(as) y/o asesores en la ejecución y seguimiento de los objetivos y actividades trazados.
- Organización de las misiones del equipo, colegas externos y beneficiarios (que hayan sido invitados por los departamentos jurídico, FAS y Comunicación); solicitud de pasajes, hospedaje y demás.
- Representación del CICR durante conferencias, talleres y otros eventos.
- Asistencia en el seguimiento y procesamiento de información sobre las dinámicas de violencia y conflictos armados en el terreno.
Gestión de la información
- Seguimiento de envío y archivo físico y electrónico de correspondencia enviada y recibida y documentos de los departamentos.
- Redactar y/o revisar notas de envío a los Ministerios de Relaciones Exteriores (MRE) y de Defensa (MINDEF), para que el protocolo epistolar del CICR sea aplicado de manera correcta.
- Gestionar la base de datos de contactos y hacerle seguimiento para su actualización.
Gestión de la Logística
- Envío de ejemplares y material jurídico, FAS y de Comunicación para difusión.
- Pedido trimestral de papelerías y/o otros elementos o servicios a los departamentos.
- Gestión de compras y legalización de avances y demás internos ante la Administración.
Requisitos Profesionales
- Formación profesional (áreas administrativas y/o sociales, salud o gestión de proyectos)
- Experiencia profesional mínima de 3 años, se valorará especialmente experiencia relacionada con Gestión de Información y manejo de Bases de Datos
- Buen nivel de conocimientos en sistemas informáticos: Microsoft Word, Power Point e internet.Nivel avanzado: Microsoft Excel y herramientas similires.
- Buen nivel de redacciónDisposición para aprender y manejar otros sistemas más especializados.
- Familiar con el movimiento de la Cruz Roja y sus principios (deseable)
- Capacidad de manejo de información, estadísticas y presentación de datosCapacidad de gestión de procesos administrativos y apoyo logísticoIngles intermedio (deseable)
Que Ofrecemos
- Ubicación: Bogotá
- Tipo de contrato: Contrato local indefinido (según la legislación laboral colombiana).
- Beneficios legales: Afiliaciones a salud, pensiones, ARL y fondos de compensación.
- Beneficios: Apoyo, asistencia con gafas cada dos años, reconocimiento de gastos médicos no cubiertos por el EPS, apoyo en salud mental y bienestar.
- Posibilidad de horarios flexibles.
- El salario se acordará según la tabla salarial del CICR.
- Beneficios para el ámbito académico, de idiomas y desarrollo profesional.
- Tasa de actividad: 100%.
- Ahorro internacional del 11,5% del salario mensual, financiado por la organización.
- 20 días laborables de vacaciones.
- Inicio del contrato: inmediato.
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