Project Management Support - Senior Assistant

In Latin America and the Caribbean, UNOPS operates across 23 countries, delivering high-impact solutions that drive sustainable development. UNOPS focuses on building and improving resilient infrastructure—including roads, bridges, public facilities, sanitation systems, and housing—to enhance quality of life and foster inclusive growth. UNOPS also supports public health by procuring essential medicines and medical equipment, ensuring broader access to healthcare services. By strengthening institutional capacities, UNOPS promotes transparent, efficient, and equitable public management. As a trusted partner to governments and development stakeholders, UNOPS aligns its interventions with national priorities, helping countries advance the Sustainable Development Goals through practical, results-driven support.

The UNOPS office in Nicaragua partners with the Government to advance sustainable development and accelerate progress toward the 2030 Agenda. Through specialized procurement, project management, and infrastructure services, UNOPS supports emergency response efforts and helps improve essential public infrastructure, including housing, roads, water and sanitation systems, schools, and healthcare facilities. A core focus of the office is strengthening national capacities by offering technical expertise that enhances the transparency, efficiency, and long-term sustainability of public procurement and infrastructure management. UNOPS contributes to inclusive development by helping deliver resilient solutions that improve the quality of life for communities across the country.

El/La Asistente Sénior de Apoyo a Proyectos, colaborará en un proyecto firmado entre UNOPS y el Gobierno de Nicaragua, en el marco de un financiamiento con fondos BCIE, denominado “Supervisión del Programa de Apoyo a la Atención de la COVID-19 y el Mejoramiento de la Red Hospitalaria a través de Equipamiento e Infraestructura”; su objetivo es verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por el BCIE, en el Convenio de Préstamo, para todo el ciclo de vida de las adquisiciones, desde los documentos de licitación, las especificaciones técnicas y evaluación de ofertas, hasta la verificación de la recepción de los equipos mediante las actas de recepción final. Asimismo, incluye la revisión de informes técnicos sobre las adecuaciones de infraestructura necesarias para la instalación y correcta operación de los bienes. 

El/la Asistente Senior de Apoyo a la Gestión de Proyectos brinda apoyo administrativo para garantizar la ejecución efectiva de los proyectos. El rol respalda la planificación, el monitoreo, la elaboración de informes, la logística, las comunicaciones y la gestión documental del proyecto. 

1. Apoyo a Proyectos

• Brindar apoyo administrativo y de coordinación para la planificación, implementación, monitoreo y presentación de informes de proyectos, en cumplimiento con las normas, reglamentos y Procedimientos Operativos Estándar (SOPs) de UNOPS.

• Asistir en el seguimiento del progreso de los proyectos, entregables, contratos, viajes, talleres y subvenciones, garantizando un seguimiento oportuno y una documentación precisa.

• Apoyar la preparación de informes, materiales informativos y minutas de reuniones internas para la gerencia y las partes interesadas.

• Mantener herramientas de seguimiento y asegurar que los datos operativos y de los proyectos estén actualizados y debidamente archivados.

• Participar en reuniones periódicas del equipo para reportar avances, prioridades próximas y necesidades de coordinación.

1. Apoyo en Viajes, Logística y Talleres

• Coordinar y organizar la logística para reuniones, talleres, conferencias y eventos de comités directivos, incluyendo viajes, alojamiento, catering y arreglos de seguridad.

• Procesar autorizaciones de viaje, reclamaciones de gastos y reembolsos para personal y socios, conforme a las políticas y procedimientos de UNOPS.

• Preparar y distribuir materiales para talleres y misiones, asegurando que todos los arreglos logísticos y administrativos estén completados con antelación.

• Coordinar con proveedores, sedes y participantes para garantizar la ejecución fluida de los eventos y la resolución oportuna de incidencias logísticas.

1. Apoyo en Adquisiciones y Administración
   
   

• Apoyar los procesos de adquisiciones, incluyendo la preparación de requisiciones, órdenes de compra (POs) y solicitudes de pago en el sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).

• Verificar la documentación de respaldo, facturas y entregables contractuales para asegurar su precisión y cumplimiento con las Normas y Reglamentos Financieros de UNOPS.

• Asistir en la revisión de licitaciones, procesos de evaluación y administración de contratos, incluidas modificaciones y extensiones.

• Mantener documentación precisa y organizada de todas las actividades de adquisiciones, financieras y administrativas para fines de auditoría y consulta.

• Apoyar el monitoreo operativo y financiero mediante la actualización de los sistemas de seguimiento de adquisiciones y pagos.

1. Apoyo Administrativo y Logístico a la Alta Gerencia

• Brindar apoyo administrativo y logístico a la alta gerencia, incluyendo programación, planificación de misiones y preparación de documentación de viaje.

• Apoyar la coordinación de reuniones de alto nivel, interacciones con donantes y socios, así como visitas oficiales, incluyendo la toma de minutas y el seguimiento de acciones acordadas.

• Procesar anticipos operativos, solicitudes menores de adquisiciones y otras transacciones administrativas conforme a los protocolos establecidos.

1. Desarrollo y Gestión del Conocimiento
   
   

• Apoyar la organización, facilitación e impartición de capacitaciones y sesiones de aprendizaje sobre gestión de proyectos.

• Participar en iniciativas de intercambio de conocimientos y Comunidades de Práctica (CoPs), aportando aprendizajes y buenas prácticas.

• Realizar investigaciones sobre temas relacionados con la gestión de proyectos y contribuir a la elaboración de informes, resúmenes y notas informativas.

Requerido:
Diploma de educación secundaria (bachillerato o equivalente).

Deseable:
Título universitario de licenciatura o equivalente en cualquier disciplina relevante, acompañado de 1 año de experiencia relevante.

• Requerido:
  Mínimo 5 años de experiencia relevante (combinados con diploma de educación secundaria), o 1 año de experiencia relevante (combinado con un primer título universitario), brindando asistencia técnica en la gestión de proyectos.

• Se requiere competencia demostrable en el uso de herramientas de colaboración y productividad (por ejemplo, MS Office, G-Suite, entre otras) y sistemas de gestión basados en la web.

• Deseable:
  Contar con experiencia laboral previa en una organización del Sistema de las Naciones Unidas será considerado una ventaja.

• Deseable contar con experiencia en proyectos de Infraestructura.

• UNOPS does not accept unsolicited resumes. 
• UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered. 
• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the selection process, which may include various assessments. 
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of a wide range of nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. We strive to sustain and strengthen this diversity, fostering an inclusive working environment where all personnel are treated with respect and have equal access to opportunities.
• UNOPS evaluates all applications based on the skills, qualifications and experience outlined in the vacancy announcement. We are committed to a fair and transparent selection process and welcome diverse perspectives, including those of women, indigenous and racialized communities, individuals of diverse gender identities and sexual orientations, and persons with disabilities.
• We are committed to enabling all candidates to perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require support or reasonable accommodation to complete any assessment, please inform our human resources team upon receiving your invitation.
• UNOPS has zero tolerance for sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment, and other forms of abusive conduct, including discrimination, abuse of authority, and harassment. To uphold these standards, background checks are conducted for all final candidates to help ensure that individuals with a history of such conduct are not hired. By applying for a position with UNOPS, candidates acknowledge and consent to these verification processes.
  

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post. 
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here. 
• For more details about the contract types, please click here.
• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda. 
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.