Analyste des Operations (Ouvert aux candidats de Niveaux 0 & 1 & 2)

Description

Approche par niveaux

Conformément à l'engagement de préserver les capacités institutionnelles et de soutenir le personnel déjà en poste au sein de l'Organisation, la majorité des postes vacants du PNUD, de l'UNCDF et des VNU sont publiés selon une approche de recrutement par niveaux (Tiered Approach), comme suit :

• Niveau 0 (Tier 0) : Personnel international (IP) du PNUD, de l'UNCDF et des VNU titulaire d'une nomination permanente (PA) ou d'un contrat à durée déterminée (FTA), dont le poste sera supprimé ou dont le contrat sera résilié ou ne sera pas renouvelé au cours de l'année 2026.
• Niveau 1 (Tier 1) : Autres membres du personnel du PNUD, de l'UNCDF et des VNU titulaires d'une nomination permanente (PA) ou d'un contrat à durée déterminée (FTA).
• Niveau 2 (Tier 2) : Personnel du PNUD, de l'UNCDF et des VNU titulaire d'une nomination temporaire (TA), personnel sous contrat PSA régulier, ainsi que les Volontaires des Nations Unies (VNU) Experts et Spécialistes.
• Niveau 3 (Tier 3) ou aucun niveau indiqué : Toutes les autres catégories contractuelles du PNUD, de l'UNCDF et des VNU, les candidats issus des autres entités du système des Nations Unies, ainsi que les candidats externes.

Veuillez prendre connaissance du ou des niveaux (Tier) indiqués dans le titre de l'avis de vacance, le cas échéant, et vous assurer que vous remplissez les conditions d'éligibilité avant de soumettre votre candidature.

Contexte général et cadre organisationnel

La diversité, l'équité et l'inclusion sont des principes fondamentaux au PNUD : nous valorisons la diversité comme l'expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous intervenons, nous encourageons l'inclusion afin de garantir que tous les membres du personnel aient les moyens de contribuer à notre mission, et nous veillons à l'équité et à la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche « ne laisser personne de côté » dans nos efforts en matière de diversité signifie accroître la représentation des populations vulnérables. Les personnes s’identifiant comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont vivement encouragées à postuler. Découvrez-en davantage sur le travail au PNUD, notamment nos valeurs et des témoignages inspirants. 

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l'organisme de référence en matière de connaissances sur le développement durable au sein du système des Nations Unies pour le développement et joue un rôle d'intégrateur pour l'action collective visant à atteindre les Objectifs de développement durable (ODD). Le travail du PNUD en matière de politiques, mené au siège ainsi qu'au niveau des bureaux régionaux et nationaux, forme un continuum alliant une connaissance approfondie du terrain à des perspectives mondiales de pointe et à des actions de plaidoyer. Dans ce contexte, le PNUD investit dans le Réseau mondial de politiques (GPN), un réseau d'expertise technique mondiale et de terrain couvrant un large éventail de domaines de connaissances et soutenant les solutions phares et les capacités organisationnelles envisagées dans son plan stratégique. Afin de renforcer son équipe opérationnelle, le PNUD Togo recrute un(e) chargé(e) des achats.

Cette description de poste s'inscrit dans le cadre de l'amélioration du modèle opérationnel du PNUD au Togo. Elle vise à renforcer les services opérationnels du bureau afin de les adapter aux besoins actuels et futurs du pays, tout en consolidant son offre de conseil et en apportant un soutien solide à l'efficacité de ses opérations. Enfin, elle encourage une approche plus collaborative du travail au sein du bureau et avec les partenaires externes. L'Unité des opérations œuvre à la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD visant à créer un monde où les populations et la planète prospèrent ensemble, et à aider le bureau de pays à agir avec ambition et à grande échelle pour relever les défis du développement. 

Le PNUD s’efforce de faire en sorte que sa fonction et ses pratiques d’approvisionnement fassent partie intégrante de son avantage concurrentiel en tant que partenaire de développement de choix. Cela nécessite d’accorder davantage d’attention à l’intégration stratégique des achats dès la phase de conception des programmes, de stimuler l’innovation dans les spécifications et les technologies, et d’adopter des pratiques de production et de consommation plus durables, alignées sur les objectifs de développement durable des Nations Unies.

L’approvisionnement durable consiste à s’assurer que les produits, les services et les achats sont aussi durables que possible, avec un impact environnemental minimal et des résultats sociaux les plus positifs. Dans la mise en œuvre des priorités stratégiques du PNUD en matière d'achats, le bureau de pays s'efforcera d'utiliser des méthodes flexibles pour des livraisons de grande valeur, à faible risque et en temps opportun, qui répondent aux besoins de ses clients et des principales parties prenantes.

Objectif du poste

Sous la direction et la supervision directe du représentant résident adjoint, le responsable des opérations joue le rôle de conseiller auprès de la haute direction sur tous les aspects de la gestion et des opérations du bureau de pays. Cela comprend la gestion stratégique des ressources financières et humaines, l’efficacité des services d’approvisionnement et de logistique, les technologies de l’information et de la communication (TIC) ainsi que les services communs, conformément aux règles et règlements du PNUD. Le rôle principal du responsable des opérations consiste à diriger, coordonner, évaluer en permanence et ajuster les opérations du bureau de pays afin de garantir une prestation de services rapide, efficace et cohérente, ainsi que le bon fonctionnement du programme du bureau de pays.

Le responsable des opérations dirige et guide l’équipe des opérations du bureau de pays et favorise la collaboration au sein de l’équipe, ainsi qu’avec le personnel chargé des programmes et les autres agences des Nations Unies, en adoptant une approche orientée vers le client. Le responsable des opérations travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des programmes et des opérations au sein du bureau de pays, le personnel opérationnel d’autres agences des Nations Unies, le personnel du siège du PNUD et les homologues gouvernementaux afin de mener à bien le programme de pays.

Le PNUD adopte une approche par portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est tenu de travailler au-delà des unités, des fonctions, des équipes et des projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de faciliter la collaboration horizontale.

Principales missions et responsabilités

1.) En tant que membre de l'équipe de direction du bureau de pays, il/elle assure l'orientation stratégique des opérations du bureau de pays.

• Veiller au respect systématique des politiques, procédures et directives institutionnelles du PNUD en matière de gestion des risques d’entreprise au sein du bureau de pays. Aider la direction à identifier et à superviser les risques afin d’assurer une gestion dynamique et efficace des risques au sein du bureau de pays. Réaliser des analyses de risques liés aux opérations afin d’en discuter avec le DRR et le RR, le cas échéant
• Fixer des objectifs de gestion et suivre régulièrement les indicateurs de performance du bureau afin d'assurer l'atteinte des résultats. Prendre des mesures correctives en temps opportun lorsque cela s'avère nécessaire.
• Veiller à la cartographie des processus opérationnels du bureau de pays et à la mise en place de procédures opérationnelles standard (SOP) internes pour le ICF du bureau, les services des finances, de la gestion des ressources humaines, des achats, des TIC, de la logistique, du protocole, ainsi que de la gestion des déplacements et des transports.
• Superviser les audits du bureau de pays (audit de gestion et audit interne) et veiller à la mise en œuvre des recommandations d'audit ainsi qu’à la préparation des audits.
• Garantir la réalisation en temps voulu des exercices institutionnels tels que la présentation annuelle, le plan de continuité des activités et la préparation du plan de travail intégré (PTI) du budget institutionnel.
• Assurer la conformité du bureau de pays aux normes HACT (Approche harmonisée de transfert de fonds) en étroite collaboration avec les équipes de programme et d'opérations.
• Superviser le processus de gestion des contributions et la comptabilisation de celles-ci afin de garantir que les sommes dues au PNUD soient correctement identifiées, classées de manière cohérente et uniforme, enregistrées en temps voulu et reçues avec les pièces justificatives nécessaires.
• Organiser les mécanismes de recouvrement des coûts des services du bureau de pays fournis aux projets et aux agences des Nations Unies, notamment en veillant à l'établissement en temps voulu des factures pro-forma pour les agences des Nations Unies.

2. Assurer une gestion et une supervision efficaces, éclairées par les risques et précises des ressources financières de l'équipe Finance.

• Assurer la planification adéquate des ressources financières du bureau de pays, le suivi et l'enregistrement des dépenses conformément aux normes IPSAS, ainsi que l'audit des ressources financières, y compris les recettes extrabudgétaires, conformément aux règles et règlements du PNUD.
• Effectuer les délégations appropriées dans le système ERP pour l'approbation des pièces justificatives et des opérations de tésorerie. Approuver les décaissements en attente en tant que « tiers habilité » (chèques, virements bancaires, transferts électroniques de fonds).
• Organiser et superviser les processus de gestion de trésorerie du bureau de pays, notamment la gestion des liquidités, l’évaluation des risques, la gestion des relations bancaires, la comptabilisation et le rapprochement en temps opportun de toutes les transactions, ainsi que la sécurité des espèces sur place.
• Surveiller les rapports d’exceptions financières afin de détecter les activités et/ou transactions inhabituelles ; enquêter sur les anomalies ou transactions inhabituelles. Veiller à ce que le personnel concerné du bureau de pays et du siège du PNUD soit informé des résultats de l’enquête lorsque les réponses obtenues ne sont pas satisfaisantes.
• S’assurer que toutes les transactions financières sont identifiées, enregistrées et vérifiées conformément aux normes IPSAS et aux politiques et procédures institutionnelles.

3) Assurer la coordination des activités opérationnelles du bureau 

• Garantir la conformité du bureau de pays aux règles et stratégies RH de l'organisation.
• Superviser les processus de recrutement conformément aux règles et réglementations du PNUD et veiller à l'utilisation appropriée des différentes modalités contractuelles.
• Garantir la conformité du bureau de pays aux règles et réglementations de l'organisation en matière d'achats et de logistique et assurer un bon service aux clients.
• En étroite collaboration avec le responsable des TIC, maintenir une infrastructure sécurisée et fiable pour les TIC et prévoir une planification adéquate des sinistres et des procédures de reprise d'activité. Mettre à jour régulièrement le plan de reprise d'activité informatique.
• Assurer la bonne gestion des biens, des installations, des services logistiques et administratifs du PNUD, y compris le respect intégral des normes IPSAS lors de l'acquisition, de l'utilisation et de la cession des biens du bureau de pays.
• Mettre en place des services communs et maintenir un mécanisme de coordination afin d’assurer l’intégration des activités relatives aux services communs et la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies.
• Garantir la bonne planification et le suivi du budget des services communs et des contributions des agences au compte des services communs aussi bien à Lomé que pour le Bureau du PNUD à Dapaong
• Contribuer aux activités de l’Équipe de gestion des opérations (EGO) et les appuyer, notamment dans les domaines de la gestion des risques et de la sécurité.

4. Contribuer au renforcement des capacités du personnel, des clients par la mise en œuvre d’initiatives de formation et de partage de connaissances

• Veiller au renforcement et au partage des connaissances en matière de gestion et d'opérations au sein du bureau de pays, à la coordination des besoins de formation du personnel, ainsi qu'à la synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques.
• Appuyer et coordonner la réalisation d’activités de formation, ateliers et sessions d’apprentissage
• Faciliter les échanges de connaissances, communautés de pratique et plateformes d’apprentissage
• Documenter les expériences, bonnes pratiques et leçons apprises

Le/la titulaire du poste accomplit d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Responsabilités de supervision et de gestion : Superviser et gérer le personnel opérationnel du Bureau de pays du PNUD

Compétences

Compétences Clés:

Obtenir des résultats -NIVEAU 2 : Développer des solutions et simplifier les processus, trouver le juste équilibre entre rapidité et précision dans l’exécution du travail
Penser différemment -NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées / être ouvert à de nouvelles approches, faire preuve d’une réflexion systémique et intégrée
Apprendre en continu -NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et les accompagner dans leur apprentissage
S'adapter avec agilité -NIVEAU 2 : Adapter les processus et les approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination -NIVEAU 2 : Être capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression
S'engager et collaborer -NIVEAU 2 : Jouer un rôle de facilitateur/intégrateur, rassembler les personnes, créer et entretenir des coalitions et des partenariats
Favoriser la diversité et l'inclusion -NIVEAU 2 : Faciliter les échanges pour surmonter les divergences, en tenir compte dans la prise de décision 

Compétences Techniques et transversales: 

Orientation et stratégie d'entreprise -Pensée systémique: Capacité à recourir à une analyse objective des problèmes et à faire preuve de discernement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent au sein d'un processus ou d'un système global, et pour évaluer l'impact que la modification d'un élément peut avoir sur d'autres parties du système 
Gestion d'entreprise -Gestion de portefeuille: Capacité à sélectionner, hiérarchiser et piloter les programmes et projets de l’organisation, conformément à ses objectifs stratégiques et à ses capacités ; capacité à trouver un équilibre entre la mise en œuvre d’initiatives de changement et le maintien des activités courantes, tout en optimisant le retour sur investissement; Capacité à identifier les risques et à mettre en place des mesures visant à les atténuer et à les gérer de manière proactive 
Gestion des partenariats -Gestion des relations: Capacité à acquérir des biens, des services ou des travaux auprès de sources externes.

Gestion d'entreprise -Gestion des parties prenantes: Capacité à travailler avec des informations incomplètes et à concilier des intérêts divergents afin de créer de la valeur pour toutes les parties prenantes.

Gestion d'entreprise -Clients Satisfaction client/Gestion de la clientèle: Capacité à répondre rapidement et efficacement, à fournir des solutions cohérentes et à offrir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de comprendre et de satisfaire les besoins réels des clients; Contribution à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle; Recherche de moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients; Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations futurs des clients.

Gestion d'entreprise -Communication: Capacité à communiquer de façon claire, concise et sans ambiguïté, tant à l'écrit qu'à l'oral ; capacité à adapter les messages et les méthodes de communication en fonction du public; Capacité à gérer la communication interne et externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés.

Gestion d'entreprise -Gestion des risques: Capacité à identifier et organiser des actions visant à atténuer et gérer proactivement les risques.

Compétences et expérience requises

Education:

• Un diplôme universitaire de niveau supérieur (master ou équivalent) en administration des affaires, administration publique, finance, économie ou domaine connexe est requis, ou
• Un diplôme universitaire de premier cycle (licence) assorti de deux années d'expérience professionnelle pertinente supplémentaires sera pris en considération à la place d'un diplôme de niveau supérieur.

Experience:

• Un minimum de 2 ans (avec un master) ou 4 ans (avec une licence) d'expérience pertinente au niveau national ou international dans la prestation de services de conseil en gestion et/ou la gestion de systèmes opérationnels et l'établissement de relations avec des organisations internationales et des gouvernements nationaux est requis.
• Une expérience d'au moins 4 ans en gestion, notamment en matière de soutien technique et de conseil dans les domaines du financement des programmes, des ressources humaines, des achats, des TIC et/ou de l'administration, est souhaitable.
• Une expérience d'au moins 3 ans au sein d'opérations à un niveau stratégique au sein du PNUD est souhaitable.
• Une expérience de l'utilisation des ordinateurs, des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et des systèmes de gestion en ligne tels que les ERP est requise.
• Une expérience avérée de leadership au sein de l'équipe de gestion des opérations (OMT), de la stratégie opérationnelle (BOS) et des instances opérationnelles inter-ONU du PNUD est souhaitée.
• Une solide expérience de l'Approche harmonisée des transferts monétaires (HACT), notamment en matière de suivi et supervision de la conformité à l'HACT, de gestion des avances de trésorerie aux partenaires opérationnels et aux bénéficiaires effectifs (IP/RP) et d'octroi de subventions aux OSC/ONG, est souhaitée.
• Une expérience avérée de l'utilisation de solutions numériques et innovantes pour systématiser et optimiser les processus opérationnels et améliorer l'efficacité des opérations est requise.
• Une expérience des services d'appui à la prestation (DES) et des mécanismes de recouvrement des coûts pour les services fournis aux projets et autres entités des Nations Unies, y compris la prévision, la planification et le reporting précis des recettes institutionnelles ainsi que la mise en œuvre de mesures de maîtrise des coûts, est souhaitée.
• Une bonne connaissance de la comptabilité d'exercice, des normes IPSAS ou IFRS est fortement souhaitable.
• Une expérience en matière de formation, de rédaction d'articles de connaissances, de renforcement des capacités et de développement du personnel est souhaitée.

Langues:

• La maîtrise du français et de l’Ewé (comme langue nationale) est requise.
• Une bonne connaissance de l'anglais est fortement souhaitée.

Égalité des chances

En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.

Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.

Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité

Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.

Droit de sélectionner plusieurs candidats

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste.

Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.

Alerte aux escroqueries 

Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.

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