Administrative and Financial Assistant

Description

Tiered Approach

In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

• Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026.
• Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
• Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
• Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

Background

Dans le cadre de ses opérations de sécurité fourni a tout le personnel et opérations de l’ONU, UNDSS gère un budget (Local Cost Security Shared Budget) de plus d’un million de dollar en plus la gestion admirative d’une équipe de 62 personnel basé à Bamako and dans sept autres bureaux de terrain, UNDSS emploie un Admin et Finance staff faire le suivi des dossiers lies à la gestion de ses engagements financier et administratives. 

Etant un département des Nations Unis pour la sureté et sécurité, UNDSS Mali, s’engage dans la coordination et mobilisations des ressources pour faciliter les activités et missions de l’ONU. La coordination comprend les autorités du pays hôte, les organisations Nationales et internationales et la sécurité des corps diplomatiques et partenaires à travers des réunions et rencontres réguliers organisés par UNDSS en vue de partage des informations sécuritaires afin de permettre la mise a jour des plans de sécurité et implémentations des mesures de sécurité adéquats en fonction des besoins. 

Duties and Responsibilities

Le/a staff opère sous l'autorité déléguée et la supervision directe de DSA, le/la Assistant(e) est responsable des tâches suivantes.

1.Soutien à la gestion financière

• Conseiller le CSA et le DSA sur toutes les questions financières.
• Préparer les demandes d’achats POs et soumettre dans le system Quantum.
• Faire le suivi des versements des contributions des AFPs au LCSSB et faire la répartition des fonds dans les lignes budgétaires
• Surveiller les dépenses et les comparer avec le budget approuvé (à l'aide d'une feuille Excel interne).
• Assurer la liaison avec le PNUD pour les rapports sur l'exécution du budget et garantir que les chiffres de Quantum reflètent les limites budgétaires et les dépenses de l'ASL et du LCSSB.
• Analyser l'écart entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.

• Examiner les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis.

  2. Appui à la gestion des tâches administratives de l’UNDSS:

• Soutenir le fonctionnement efficace des bureaux (capitale et terrain).
• Fournir un soutien à la maintenance des bureaux et à la gestion des actifs.
• Assurer la responsabilité de tous les documents officiels (copies électroniques et papier).
• Aider au soutien administratif pour la formation, les réunions, les voyages et les billets, ainsi que les réservations d'hôtel.
• Fournir un soutien administratif pour les expéditions et le dédouanement.
• Maintenir les journaux quotidiens du véhicule, entretien et assurance.
• Assurer le service et la surveillance du carburant des véhicules.
• Veiller à ce que les achats soient remis au point focal logistique du PNUD

• Maintenir un registre des MOUs de UNDSS avec les agences sœur de l’ONU.

  3. Assurer la liaison avec l’administration du PNUD, les service communs et l’OMT :

•  Participer aux réunions consacrées au suivi des questions financières et administratives concernant le personnel du Département des affaires de sécurité et de sûreté des Nations Unies (UNDSS)Faire le suivi du paiement de contributions des AFPs au LCSSB

• Participer aux réunions de l’OMT et assurer le suivi des décisions prises afin de garantir le respect des procédures établies.

  4 Gestion de la connaissance et apprentissage :

Stimule un environnement d’apprentissage par le leadership et l’exemple, ainsi que la gestion de la connaissance. 

Le titulaire du poste accomplit d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Competencies

Obligatoire

Obtenir des résultats :

NIVEAU 1 : Planifie et supervise son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis

Penser de manière innovante :

NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations

Apprendre en permanence :

NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires

S'adapter avec agilité :

NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, fait preuve de flexibilité.

Agir avec détermination : 

NIVEAU 1 : Fait preuve d'enthousiasme et de motivation, capable de rester calme face à l'adversité, confiant.

S'engager et collaborer :

NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives.

Favoriser la diversité et l'inclusion :

NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, combat la discrimination

Compétences transversales et techniques (insérer jusqu'à 7 compétences)

Domaine thématique

Nom

Definition

Finance

Gestion budgétaire

Capacité à prendre en charge les aspects budgétaires du processus de planification du travail, à établir et à gérer les budgets des équipes

Administration et opérations

Gestion d'événements (y compris retraites, formations et réunions)

Capacité à gérer des événements, notamment la recherche de lieux, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport, les décaissements, etc.

Finance

Comptabilité (générale)

Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.

Gestion d'entreprise

Gestion de projet

Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d'atteindre des objectifs spécifiques

Gestion d'entreprise

Gestion axée sur les résultats

Capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l'accent sur l'amélioration des performances et la démonstration des résultats

Gestion d'entreprise

Gestion des documents et des archives

Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique d'enregistrement et de conservation, y compris le stockage et l'archivage

 Audit et enquêtes -

Généralités

Concepts clés de la comptabilité financière et de gestion et des finances

Concepts et principes clés de la comptabilité financière, interprétation de l'analyse financière, comptabilité de gestion, etc.

Required Skills and Experience

Education:

Une Education Secondaire est requise. Où.

Un Diplôme Universitaire (Licence) dans un des domaines suivants : gestion financière, gestion de projet comptabilité ou tout autre domaine connexe sera dument pris en considération mais pas un requis.

Experience:

Avoir au minimum 5 ans d’expérience (avec le diplôme d’études secondaires) ou 2 ans d’expérience (avec le diplôme de Licence) dans la gestion administrative et financière ;

Required skills:

• Expérience pratique du system de gestion financière et Administrative;
• Classement et archivage des dossiers;
• Maitrise des outils informatiques (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc) ; 

Desired skills in addition to the competencies covered in the Competencies section:

• Expérience dans l’utilisation de plateformes de gestion du PNUD est un atout considérable (Atlas, Quantum, etc.).
• Expérience pratique dans le domaine de Procurement dans le système des Nations Unies ;
• Expérience pratique de service d’achats et repartions des fonds budgétaires ;

• Expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web et des bases de données.

  Required Language(s):

• Maîtrise du français parlé et écrit est requis
• La connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.

We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Use of AI by candidates

Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.