Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (e) de projet - G5 (Conakry, GN)

Introduction

L’Accélérateur mondial pour l’emploi, la protection sociale et des transitions justes (l’Accélérateur mondial), a été lancé par le Secrétaire Général des Nations Unies en Septembre 2021 pour aider les pays à faire face aux crises multiples, accélérer la reprise économique tout en investissant dans le développement social et la transition écologique, et se préparer aux défis actuels et de demain (formalisation, emploi des jeunes, égalité du genre, transition écologique, économie numérique, etc.). L’Accélérateur mondial vise à appuyer la création de 400 millions d’emplois décents, l’extension de la protection sociale aux 4 milliards d’êtres humains qui en sont aujourd’hui exclus, et à faciliter des transitions « justes » pour tous.

Supervision

Le poste est basé à Conakry, en Guinée, sous la responsabilité générale du Directeur de l’Equipe d'Appui technique de l'OIT au Travail décent pour l'Afrique occidentale et Bureau de Pays pour le Sénégal, Gambie, et Guinée et sous la supervision directe du Responsable Technique en protection sociale et politiques intégrées emploi/protection sociale du projet « Global Accelerator on Jobs and Social Protection for Just Transitions » de l’OIT en Guinée. L’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) se chargera du suivi administratif et financier quotidien du projet en Guinée.

Fonctions et responsabilités essentielles

L’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) sera chargé(e) de :

1.Tenir à jour les documents financiers relatifs au projet et les systèmes de suivi en vue d’enregistrer et de faire concorder les dépenses, soldes, paiements, états et autres données aux fins des transactions et des rapports quotidiens.

2.Vérifier, réviser, traiter et préparer tous les documents, y compris les contrats, et s’assurer de l’exactitude et de la précision aux fins des approbations financières et des paiements.

3.Préparer, de sa propre initiative, les courriers pour vérifier les données, répondre aux questions et assurer le suivi nécessaire avec le personnel du projet et du BIT, les consultants et les homologues. Appeler l’attention des fonctionnaires concernés sur les questions nécessitant une attention immédiate.

4.Examiner les rapports financiers des partenaires d’exécution du projet et demander des informations supplémentaires leur sujet, en veillant à ce que ces rapports respectent les règles de l’OIT avant de les soumettre à l’unité chargée des finances.

5.Classer et assigner les codes budgétaires, vérifier et traiter les demandes de paiements, vérifier les bordereaux, les prix et les factures au titre du versement d’indemnités.

6.Fournir au personnel de projet et aux consultants un appui administratif et financier et des conseils sur les paiements, les droits, les demandes de remboursement de frais de voyage et les autres exigences comptables et financières.

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7.Consulter l’unité chargée des finances et l’équipe chargée du projet sur les règles, règlements et procédures et informer le personnel du projet, les partenaires et les consultants des procédures et pratiques nouvelles ou révisées.

8.Préparer les rapports récurrents comme prévu et aider à la préparation de rapports spéciaux pour la communication d’informations aux donateurs, la préparation des budgets, les audits ou d’autres raisons.

9.Calculer et compiler des estimations de coûts et participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins.

10.Fournir un appui, si nécessaire, dans la préparation et l’organisation des ateliers et des réunions du projet.

11.Assurer la liaison avec les mandants de l’OIT, les organismes d’exécution et les donateurs concernés pour obtenir les autorisations nécessaires. Tenir les répertoires à jour.

12.Aider les partenaires d’exécution, dans le montage de leurs dossiers, le suivi et la justification des avances reçues conformément aux accords, règles et procédures de l’OIT.

13.Organiser les réunions et les rendez-vous internes et externes. Prendre des notes et/ou rédiger des procès-verbaux lors des réunions.

14.S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Un diplôme en comptabilité et/ou finances et dans le domaine administratif serait un atout.

Expérience

Au moins cinq ans de travail financier et administratif, avec des responsabilités croissantes et une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans la gestion des projets.

Langues

Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit. La bonne connaissance de l’anglais est un atout.

Aptitudes professionnnelles

• Aptitude à organiser son propre travail.
• Aptitude à classer ses tâches par ordre de priorité, à organiser son propre emploi du temps, à effectuer les travaux courants de manière indépendante, à respecter les délais, à s’adapter à des demandes changeantes et à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, ORACLE, par exemple).
• Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches.
• Aptitude à travailler au sein d’une équipe et à gérer une charge de travail importante sous pression.

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• Connaissance approfondie des pratiques et procédures de préparation des documents administratifs et de tenue des systèmes de classement.
• Aptitude à définir quels documents d’information et de référence seront pertinents pour les autres et à déterminer les degrés d’urgence et de priorité.
• Aptitude à répondre aux demandes des agents des administrations, des ministères, des mandants de l’OIT et des ONG.
• Précision et aptitude à prêter attention aux détails.
• Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports.
• Excellente aptitude à communiquer oralement comme par écrit.
• Souci du client pour fournir à celui-ci des réponses courtoises, rapides et efficaces.
• Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles.
• Faculté d’organisation.
• Aptitude à faire preuve de tact et de diplomatie dans les contacts avec des tiers.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre.