Finance Assistant

Description

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) travaille avec les pays afin d’élargir la gamme des choix dont on dispose pour un avenir plus juste et durable et de construire le monde envisagé dans le Programme de développement durable à l’horizon 2030, un équilibre trouvé entre la planète et les personnes. 

Le PNUD est un partenaire de développement de confiance du Togo, qui est engagé dans la mise en œuvre de sa feuille de route gouvernementale Togo 2020-2025, avec pour vision à l’horizon 2030, « un Togo en paix, une nation moderne avec une croissance économique inclusive et durable ». Pour y parvenir, trois axes ont été dégagés. Il s’agit du renforcement de la modernisation de l'État, le développement des infrastructures, l'inclusion sociale et la transformation structurelle de l'économie. Partenaire de choix du gouvernement, le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) soutient les ambitions de développement du pays à travers la mise en œuvre de son document de programme de pays (CPD) 2023-2026 qui est aligné sur le Cadre de Coopération des Nations Unies pour le Développement Durable (CCDD) 2023-2027. 

Le CPD du PNUD contribue à quatre des cinq résultats du Cadre de Coopération des Nations Unies pour le Développement Durable : a) croissance inclusive, entrepreneuriat et emplois décents ; b) répercussions des changements climatiques et des catastrophes sur les ressources naturelles ; c) accès à des services publics équitables et de qualité ; d) gouvernance efficace, cohésion sociale, sécurité, paix et résilience.

Pour atteindre ces attentes et garder une position stratégique dans le domaine du développement humain durable au Togo, le PNUD doit doter son bureau d’un personnel compétent et plus agile pour contribuer à faire face aux nouveaux défis complexes. 

Le PNUD s'efforce de faire en sorte que sa fonction et ses pratiques financières fassent partie intégrante de son avantage concurrentiel en tant que partenaire de choix pour le développement. 

Le Bureau pays souhaite ainsi se doter d’un(e) Assistant(e) aux Finances, dont les responsabilités et les modalités sont développées dans ces termes de référence.

III. Principales fonctions et responsabilités

L'Assistant(e) aux Finances travaillera au sein de l’Unité des Opérations, en étroite collaboration avec l'équipe du Programme, sous la supervision de l'Operations Manager, pour atteindre efficacement les résultats, anticiper et contribuer à la résolution des problèmes complexes liés à l’exécution et à la conformité des activités financières du Bureau. 

L’assistant(e) aux finances aura pour tâches de :

1. Appuyer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles.

• Assurer la pleine conformité des processus financiers et des enregistrements financiers avec les politiques et procédures du Programme et des Opérations du PNUD (POPP), ainsi qu’avec les stratégies en vigueur.

• Fournir des contributions à la section Finance et à la Direction du Bureau dans la préparation et la révision de la cartographie des processus opérationnels du bureau pays (CO), ainsi que dans l’élaboration du contenu des procédures opérationnelles internes standardisées en matière de finance, en consultation avec le superviseur direct et la Direction du Bureau.

  2. Appuyer le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts.

• Fournir des contributions à la préparation des factures de recouvrement des coûts et des Direct Enabling Costing (DES) dans l’ERP pour les services fournis par le PNUD, et assurer le suivi du recouvrement des coûts.

  3. Fournir un appui comptable et administratif à la Section Finance 

• Fournir un appui pour garantir un contrôle adéquat des pièces justificatives des factures à payer et une bonne gestion documentaire, y compris un archivage systématique. 
• Maintenir un système de classement approprié pour les documents et enregistrements financiers. 
• Maintenir un système interne de contrôle des dépenses garantissant que les factures traitées sont correctement rapprochées et complétées ; que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans l’ERP ; et que les travel claims et autres droits sont dûment traités. 
• Fournir des informations sur l’état des ressources financières selon les besoins. 
• Prendre en temps utile des mesures correctives concernant les factures non enregistrées, y compris celles comportant des erreurs de validation, des écarts de rapprochement et/ou non approuvées. 
• Gérer les encaissements et la petite caisse. 
• Assurer le suivi des comptes débiteurs des projets du PNUD dans l’ERP.
• Analyser les Dashboards financiers (IFD, pending & unpaid invoices, payroll, Unprocessed cost, etc) et corriger avec diligence les exceptions.
• Gérer les budgets administratifs et celui des agences.
• Effectuer diverses écritures de régularisation.
• Faire des analyses et élaborer des rapports financiers.
• Assister les missions d’audit dans la collecte d’informations financières, production des réponses aux demandes des auditeurs et soutien à la mise en œuvre des recommandations.
• Participer activement à l’élaboration des certifications financières et aux travaux de clôture des comptes.
• Suivre la situation des avances NIM et leur apurement

• Rédiger des comptes-rendus de réunions.

  4. Assurer le bon fonctionnement des systèmes de gestion de trésorerie et de caisse du bureau pays (CO).

• Gérer la trésorerie et effectuer les demandes de renflouement périodique du compte bancaire du PNUD afin de maintenir un niveau de liquidité conforme aux exigences de la Trésorerie.
• Identifier et enregistrer les encaissements et effectuer les dépôts bancaires (deposits). 
• Identifier et enregistrer les contributions. 
• Préparer en temps voulu des rapprochements bancaires exacts et fournir la documentation à GSSC. 

• Initier les transferts bancaires et les opérations dans l’ERP. 

  5. Appuyer le renforcement des connaissances et le partage des savoirs au sein du Bureau pays (CO)

• Animer des formations destinées au personnel des opérations et du programme sur les questions financières.
• Contribuer aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique. 

Le titulaire du poste accomplit d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

IV. Dispositions institutionnelles

• Le titulaire sera basé dans les bureaux du PNUD Togo ;
• Le titulaire rendra compte à l’Operations Analyst ;
• Le titulaire aura accès aux informations pertinentes nécessaires à l'exécution des tâches prévues dans le cadre de cette mission ;
• Le titulaire du poste disposera d'un poste de travail (ordinateur portable, connexion Internet, téléphone, scanner/imprimante, etc.) et d'un accès à une connexion Internet fiable.

V. Exigences

Compétences attendues

Compétences de base

Obtenir des résultats

NIVEAU 1 : Planifie et supervise son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis

Faire preuve d'innovation

NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives et aux risques connus, fait preuve de pragmatisme dans la résolution des problèmes, apporte des améliorations

Apprendre en continu

NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, tire les leçons de ses erreurs, sollicite des retours

S'adapter avec agilité

NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté et l'incertitude, fait preuve de souplesse

Agir avec détermination

NIVEAU 1 : Fait preuve d'enthousiasme et de motivation, est capable de tenir ses engagements avec calme face à l'adversité, est confiant

S'engager et établir des partenariats

NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établit des relations positives

Favoriser la diversité et l'inclusion

NIVEAU 1 : Apprécie et respecte les différences, est conscient des biais cognitifs, lutte contre la discrimination

Compétences transversales

Domaine thématique                 Nom Définition

Gestion des activités

Gestion de projet

Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs spécifiques

Administration et opérations

Gestion des documents et des dossiers

Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique d'enregistrement et de conservation, y compris le stockage et l'archivage

Administration et opérations

Gestion d'événements (y compris les retraites, les formations et les réunions)

Capacité à gérer des événements, y compris la recherche de lieux, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements, etc.

Gestion des partenariats

Gestion des relations

Capacité à collaborer avec un large éventail de partenaires publics et privés, à établir, entretenir et/ou renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle

Agenda 2030 : Planète

Nature

Action locale

VI. Qualifications minimales requises pour les candidats retenus

Exigences minimales en matière d’éducation

• Un diplôme de l'enseignement secondaire est requis, OU 
• Un diplôme universitaire (Licence) en Finance, comptabilité ou dans un domaine connexe sera pris en considération, mais ce n'est pas une condition obligatoire.
• Formation secondaire sanctionnée par un diplôme spécialisé en comptabilité et/ou en finance. Les comptables ayant obtenu une partie de leur certification auprès d’un institut comptable accrédité au niveau international bénéficieront d’un avantage certain. 
• Les candidats titulaires d’une certification comptable délivrée par un institut comptable accrédité au niveau international bénéficieront d’un avantage certain. Les candidats non certifiés mais possédant une expérience pertinente devront suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD s’ils sont recrutés.

Nombre minimum d'années d'expérience professionnelle pertinente

• Minimum 5 ans (avec un diplôme de fin d'études secondaires) ou 2 ans (avec une licence) d'expérience progressivement responsable en finance et comptabilité au niveau national ou international sont requis.

Expérience, connaissances et compétences

• Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des feuilles de calcul et des systèmes de gestion basés sur le web, tels que les progiciels financiers ERP et les bases de données.

Critères souhaitables

• Connaissance prouvée de la gestion administrative et financière, de l’estimation des coûts, de l’analyse budgétaire.
• Excellentes compétences en calcul de données et en production de rapports.
• La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS.
• Expérience des logiciels de comptabilité.
• Capacité prouvée à travailler sur des projets urgents avec des délais serrés
• La connaissance de l’anglais est un atout.

Langues requises

• La maîtrise parfaite du français est requise.

Certifications professionnelles